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Die Datenbank der PmbZ: Die PmbZ wird zwar in der beständigen und traditionellen Buchform veröffentlicht, dennoch wird ihr Druckmanuskript unter Einsatz der modernsten Mittel der elektronischen Datenverarbeitung erstellt. Dem Manuskript liegt eine Datenbank zugrunde, die von den Mitarbeitern mit den ermittelten Daten gefüllt wird und allen Mitarbeitern gleichzeitig zugänglich ist. Die Arbeit an der Prosopographie gestaltet sich folgendermaßen: Das Quellenmaterial wird zunächst zusammengestellt und gesichtet; dann werden alle relevanten Informationen zu den einzelnen Personen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der PmbZ in die gemeinsame Hauptdatenbank, die die PmbZ selbst enthält, eingegeben. Daneben existieren noch mehrere Hilfsdatenbanken für Bibliographien und gesonderte Informationen, die nicht direkt in die PmbZ einfließen, jedoch für die Erstellung von Indizes und die Bereitstellung des Materials von Bedeutung sind. Wenn dieser Prozeß abgeschlossen ist, werden die fertigen Datensätze nach und nach in ein Textverarbeitungsprogramm überführt, woraus nach weiteren Korrekturdurchgängen schließlich die Bücher entstehen. Die Arbeit mit Datenbanken hält auch mittelfristig die Möglichkeit einer elektronischen Publikation der PmbZ offen. Diese Arbeitsweise hat große Vorteile gegenüber der früher üblichen Datensammlung mit Hilfe von Karteikarten: 1. Die Suchmöglichkeiten einer Datenbank erleichtern dem Benutzer ganz erheblich das Auffinden spezieller Lemmata. Auch wenn beispielsweise der Name der zu suchenden Person nicht bekannt ist, ist es möglich, sie anhand anderer Kriterien zu finden. Ebenso kann man bestimmte Personengruppen suchen, z. B. Inhaber eines bestimmten Amtes, alle in einer bestimmten Quelle erwähnten Personen oder auch die Teilnehmer eines bestimmten Ereignisses, etwa eines Konzils o. ä. Dies war früher nur möglich, wenn von Anfang an Indizes angelegt und ständig aktualisiert wurden – ein sehr zeit- und arbeitsaufwendiger Vorgang. In einer elektronischen Datenbank sind diese und noch andere, kompliziertere Suchvorgänge ohne großen Aufwand und in kurzer Zeit durchführbar. 2. Da jeder Mitarbeiter jederzeit auf jeden einzelnen Datensatz zugreifen kann, ist die früher übliche Zuordnung eines Bearbeiters zu einem Lemma nicht notwendig. Stattdessen spezialisieren sich die Mitarbeiter bei der Erstellung der PmbZ auf die unterschiedlichen Quellen und Quellengruppen, was zu einer wesentlich intensiveren Durchdringung der jeweiligen Quellenproblematik führt. Die notwendige Abstimmung wird dadurch ermöglicht, daß im Rahmen der Korrekturdurchgänge vor der endgültigen Druckfreigabe des betreffenden Lemmas jeder Mitarbeiter jedes Lemma kontrolliert. Bei umfangreicheren Artikeln übernimmt ein Mitarbeiter die Endredaktion, jedoch lesen auch hier die anderen Mitarbeiter Korrektur, üben Kritik oder machen gegebenenfalls Vorschläge zur Textverbesserung.
Datenbanken sind in Felder eingeteilt, in die die Daten eingetragen werden. Den Mittelpunkt der PmbZ-Datenbank bildet das Hauptfeld, in dem die Sachinformationen zu der jeweiligen Person gesammelt werden. Hinzu kommen Sortierfelder, die zum späteren Sortieren der verschiedenen Datensätze benutzt werden, ferner Indexfelder und schließlich eine Reihe von internen Feldern, die hauptsächlich den verschiedenen Kontrollen durch die Mitarbeiter der PmbZ und diversen technischen Zwecken dienen. Im gedruckten Manuskript sieht der Leser den Inhalt von vier Feldern. Tatsächlich besteht die Datenbank aber aus insgesamt 27 verschiedenen Feldern unterschiedlichen Typs und Umfangs. Eine einzige Datenbank-Datei wäre zu groß und zu unhandlich, um sämtliche Informationen, die für die Erstellung der PmbZ notwendig sind, aufnehmen und verarbeiten zu können. Insgesamt existieren zu diesem Zweck über zehn verschiedene Datenbank-Dateien, darunter auch eine bibliographische Datenbank mit zur Zeit etwa 10.000 Titeln, die durch die Auswertung der bibliographischen Abteilung der „Byzantinischen Zeitschrift“ gewonnen wurde und sich vorwiegend auf die mittelbyzantinische Zeit bezieht. Das in der Datenbank gesammelte Material dient als Rohstoff für die gedruckten Artikel, die wiederum nach Fertigstellung in die Datenbank zurückkopiert wurden und so weiter zur Bearbeitung zur Verfügung stehen. Die Datenbank der ersten Abteilung der PmbZ entspricht daher in ihrem augenblicklichen Stand (Winter 2004/05) noch weitgehend dem gedruckten Manuskript. Im Gegensatz zu diesem wird sie jedoch auch weiterhin korrigiert und mit neuem Material versehen, so daß sie praktisch eine ständig erweiterte zweite Fassung darstellt. Insbesondere die Indexfelder werden kontinuierlich gewartet und sind auch über das Internet zugänglich, so daß jeder Benutzer die Vorteile einer Buchpublikation mit den erweiterten und komfortablen Suchmöglichkeiten einer elektronischen Datenbank verbinden kann (Web-Adresse: http://pmbz.bbaw.de). Grundsätzliche Unterschiede zwischen der Druckfassung und der elektronischen Fassung ergeben sich nur im Bereich einiger Sonderzeichen und Schriften, die eigens für die Buchpublikationen hergestellt wurden und zur Zeit aus technischen Gründen noch nicht im Internet darstellbar sind. Zur Zeit wird die zweite Abteilung der PmbZ erarbeitet, die die Zeit von 867 bis 1025 umfassen wird. Wir rechnen mit etwa derselben Zahl an Personen wie in der ersten Abteilung (zwischen 11.00 und 12.000 Personen und Personengruppen). Bis zum jetzigen Zeitpunkt (Winter 2004/05) sind etwa 4.500 Personen aufgenommen worden. Mit einem Abschluß der Arbeit ist bis ca. 2008/09 zu rechnen, mit der Publikation der Bände der zweiten Abteilung in den folgenden Jahren. Dieser Zeitplan hängt aber natürlich auch davon ab, daß das Team der PmbZ mit derselben Intensität arbeiten kann, wie es bei der Erstellung der ersten Abteilung der Fall gewesen ist.
Technische Spezifikationen Als Datenbank dient das relationale Datenbankprogramm „FileMaker Pro 7.0“, das sowohl unter dem Betriebssystem „Windows“ als auch unter „Macintosh OS“ benutzbar ist. Die Datenbank-Dateien werden auf einem zentralen Datenbank-Server bereitgestellt, auf den die Mitarbeiter von ihren Arbeitsplätzen aus zugreifen können. Als Datenbankschriften werden die Schriften Helvetica und Graeca benutzt, außerdem für Umschrift- und Sonderzeichen eine mit dem Programm „Fontographer“ modifizierte Version von Helvetica. Die Druckversion wurde gleichfalls von den Mitarbeitern selbst erstellt und als Postscriptdatei an die Druckerei übermittelt. Benutzt wurde hierfür das Programm „FrameMaker“. Als Buchschriften dienten Adobe Garamond sowie SymbolGreek, das mit dem Programm „Fontographer“ in der Größe modifiziert wurde. Auch hier wurde mit Fontographer für die Umschrift- und Sonderzeichen eine modifizierte Version der Schrift Garamond hergestellt.
Grundsätzlich kann eine mit Filemaker Pro erstellte Datenbank auch über das Internet publiziert und benutzt werden. Dies zeigt der Online-Index der ersten Abteilung der PmbZ, der gleichfalls mit Filemaker Pro erstellt worden ist. Angestrebt wird daher eine Publikation der gesamten Datenbank, die jedoch zur Zeit noch auf technische Schwierigkeiten stößt. Insbesondere die Darstellung der Sonderzeichen und des griechischen Zeichensatzes ist ohne erheblichen technischen Aufwand im Augenblick noch nicht möglich. Wir hoffen aber, daß infolge der allgemeinen technischen Entwicklung dieses Problem bald obsolet werden wird. Jedoch wird eine solche Online-Publikation in jedem Fall erst nach der traditionellen Buchpublikation erfolgen. Bisher ist hierüber von der Seite der Akademie noch keine endgültige Entscheidung gefallen.
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